Modulo 1 - Perché e cosa digitalizzare
Corso di digitalizzazione · Modulo 1
Perché e cosa digitalizzare
In 90 minuti scopri dove il tuo studio perde tempo e soldi, e torni in studio con tre strumenti da usare da lunedì.
Con o senza software.
Cosa porti a casa
Misurata su un tuo cantiere vero, non a memoria.
Scheda extra, messaggio di riepilogo, piano di 14 giorni.
Cosa digitalizzare per primo e cosa lasciare com’è.
Come si svolge
Un caso reale ed esercizi collegati:
le risposte di oggi servono anche nel Modulo 2.
Prima di iniziare
Tieni a portata di mano telefono e computer: nel capitolo 6 cercherai informazioni su un tuo cantiere vero, con il cronometro.
Inserisci il codice indicato dal docente per confrontare le tue risposte con quelle dell'aula. Senza codice gli esercizi funzionano lo stesso, ma le risposte restano su questo dispositivo.
Le risposte sono anonime: non raccogliamo nome, email o altri dati personali.
Atto 1 · I sintomi
Un martedì qualunque
L’idraulico: 14 foto su WhatsApp.
Due sono di un altro cantiere.
La cliente chiama:
“Il piatto doccia da 80 o da 90?”
Sopralluogo: il piastrellista usa
una tavola di due settimane fa.
Il preventivo dell’elettricista?
In un’email del mese scorso, forse.
Giornale dei lavori da aggiornare:
cosa è successo giovedì scorso?
Sono tutti problemi di informazione.
L’informazione esisteva, ma non era nel posto giusto, nella versione giusta o nella testa giusta.
Quale di questi momenti ti è successo questa settimana?
Atto 1 · I sintomi
Il caso Rossi: chi ha approvato l'extra?
Ristrutturazione di un bagno di 10 mq.
A fine lavori l’impresa fattura 1.480 € di extra per
“massetto autolivellante e impermeabilizzazione aggiuntiva”.
La signora Rossi dice di non avere approvato niente.
Hai tre minuti e solo questi materiali,
gli stessi che avresti nel telefono e nella casella email.
Arch, sotto il vecchio pavimento il massetto è da rifare, serve l’autolivellante. Procedo?
18:42Ok, ma prima mandami il prezzo.
21:10 ✓✓Massetto fatto stamattina. Domani ti mando il preventivo.
08:20Abbiamo messo anche la guaina in più sotto il piatto doccia, era necessaria.
17:05Rossi ok massetto (tel.)
Come d’accordo in cantiere, allego preventivo integrativo.
Il caso Rossi
Chi ha approvato il massetto autolivellante, e si può dimostrare?
Non è mancato un software, è mancata una regola.
Prima di eseguire un extra servono
descrizione, prezzo e ok scritto del committente.
In un unico posto.
Atto 2 · La diagnosi
Quattro problemi, non cento
Le difficoltà sembrano infinite, ma quasi tutte appartengono a quattro famiglie,
e ognuna costa in modo diverso.
“Dove l’ho messo?”
Il costo più visibile, non il più alto.
“Qual è quello giusto?”
Costa rilavorazioni su tavole superate.
“Chi lo sa?”
Costa dipendenza: non puoi delegare né assentarti.
“Puoi dimostrarlo?”
Il più raro e il più caro: soldi e contenziosi.
Le versioni: una cartella che conosci
Il file più recente non è per forza quello approvato
La soluzione: ogni documento ha
- uno stato (bozza, condiviso, approvato)
- un responsabile
- un posto unico
Atto 2 · La diagnosi
Esercizio 1: ti riconosci?
Spunta solo quello che ti è successo davvero negli ultimi 30 giorni,
e la seconda colonna se ha avuto conseguenze.
| Situazione | Mi è successo nell'ultimo mese | Ha causato ritardi, costi o discussioni |
|---|---|---|
| Ho cercato per più di 10 minuti un documento che sapevo di avere (preventivo, foto, verbale). | ||
| Ho chiesto a qualcuno di rimandarmi un file che mi aveva già mandato. | ||
| L'impresa/artigiano ha lavorato su una tavola o un computo non aggiornato. | ||
| Avevo due file "definitivi" e non sapevo quale fosse quello giusto. | ||
| Un collaboratore, un artigiano o il cliente non sapeva una decisione presa al telefono. | ||
| Ho ricostruito a memoria cosa era successo in cantiere in un giorno preciso. | ||
| Ero l'unica persona in grado di rispondere a una domanda su un cantiere, anche fuori orario. | ||
| Il cliente ha contestato un extra o una variante e non avevo un ok scritto. | ||
| Ho dovuto dimostrare quando avevo comunicato qualcosa, cercando tra chat ed email. | ||
| Per rispondere a una domanda del cliente ho dovuto aprire WhatsApp, email e cartelle. |
Questo è il tuo profilo percepito, basato sulla memoria.
Nel prossimo capitolo lo misuriamo.
Atto 2 · La diagnosi
Il test dei 30 secondi
30 secondi è il tempo di una telefonata in cui il cliente aspetta in linea.
Prendi telefono e computer; tre regole:
- Un cantiere vero, attivo o l’ultimo concluso.
- Serve il documento o il messaggio: niente memoria, niente aiuti.
- Se non puoi arrivarci da qui, scegli Non posso verificarlo ora.
Qual è l'ultima versione approvata della tavola o del computo, e quando l'hai mandata all'impresa?
Quali extra ha approvato il cliente finora, con importo e ok scritto?
Cosa è successo in cantiere il martedì di due settimane fa: chi c'era e cosa si è fatto?
Una foto di un impianto (elettrico o idraulico) prima che venisse chiuso.
Quanto ha già pagato il cliente e quanto resta da pagare?
Atto 2 · La diagnosi
Cosa dice l'aula
Esercizio 1: cosa ricordiamo
Il test: cosa abbiamo trovato davvero
Da discutere
- La situazione più frequente è anche quella con più conseguenze?
- Quale domanda del test ha messo in difficoltà più persone?
- Il profilo ricordato coincide con quello misurato?
Atto 3 · La cura
Cosa significa digitalizzare
Tre livelli, e solo l’ultimo cambia davvero il lavoro.
La carta diventa un file.
Il lavoro resta lo stesso, e i file spesso aumentano la dispersione.
Ogni informazione ha un posto unico, prevedibile e condiviso.
Si ritrova in pochi secondi, anche da un collaboratore.
L’informazione si inserisce una volta e si riusa:
le quantità del giornale dei lavori finiscono nel SAL senza ricopiarle.
Lo fate già, ma non in cantiere
La fattura elettronica non è un PDF della fattura di carta:
è un dato che arriva al cliente, al commercialista e all’Agenzia delle Entrate senza essere ricopiato.
Livello 3, perché qualcuno lo ha imposto.
Nel cantiere privato nessuno lo impone: è lì che il margine è più ampio.
Livello 1, 2 o 3?
Ogni cantiere ha una cartella condivisa con le stesse sottocartelle e una regola per i nomi dei file.
Le sei aree del cantiere, livello per livello
| Area | Livello 2 - Organizzare | Livello 3 - Trasformare |
|---|---|---|
| Documenti e tavole | Una cartella per cantiere, con lo stato di ogni file: bozza, condiviso, approvato |
L’impresa vede solo la versione approvata |
| Foto | Una cartella per cantiere, divisa per data |
Foto collegata alla lavorazione e al giorno del giornale |
| Comunicazioni | Decisioni a voce trascritte in un registro unico |
Ogni decisione ha autore e data, e si ritrova con una ricerca |
| Varianti ed extra | Una scheda per ogni extra | L’extra approvato aggiorna computo e residuo da pagare |
| Contabilità e SAL | Un unico foglio per cantiere, con pagamenti e residui |
Il cliente vede pagato e residuo senza chiedere |
| Giornale dei lavori | Un modello fisso, compilato ogni giorno |
Compilato in cantiere dal telefono, con foto e presenze |
Atto 3 · La cura
Esercizio 2: da dove partire
Non tutto va digitalizzato.
Per decidere da dove partire bastano tre domande per ogni attività:
- Quanto spesso la fai?
- Quante persone devono vedere o usare quell’informazione?
- Se c’è un errore, cosa succede?
Il punteggio è il loro prodotto:
un’attività settimanale con quattro persone batte spesso una quotidiana fatta da solo.
1. Cosa fai almeno una volta a settimana?
Un punteggio basso è utile:
quell’attività può restare com’è.
Da portare via
Tre strumenti per lunedì
1. La scheda extra
ProvaVersioniLa regola del caso Rossi (contestazione extra), prima dell’esecuzione.
Vale per extra (lavori non previsti) e varianti (modifiche al previsto).
- Richiesto da
- Impresa Bianchi
- Prezzo
- 1.180 € + IVA
- Descrizione e motivo
- Rifacimento massetto con autolivellante: il massetto esistente è degradato (foto allegate)
- Ok del committente
- M. Rossi 4 marzo, per iscritto
- Stato
- PropostoApprovatoRifiutatoEseguito
SCHEDA EXTRA N. ___ · Cantiere: ___ Data: ___ Richiesto da: ___ Descrizione e motivo: ___ Prezzo: ___ € + IVA Ok del committente (firma o messaggio scritto, con data): ___ Stato: Proposto / Approvato / Rifiutato / Eseguito
2. Il messaggio di riepilogo
MemoriaProvaEntro un’ora da ogni decisione presa a voce, un messaggio scritto a tutti gli interessati.
Riepilogo della telefonata di oggi (12 marzo) con la signora Rossi: - deciso: piatto doccia 90×80 invece di 80×80 - costo: 120 € + IVA in più, da inserire nella scheda extra 02 - chi fa cosa: l'impresa ordina il piatto entro venerdì Se qualcosa non torna, rispondimi entro domani; altrimenti procediamo così.
Non sostituisce una firma su una variante importante,
ma lascia una traccia con data che il destinatario ha potuto correggere.
3. Il piano dei 14 giorni
DispersioneVersioniUna sola attività, un solo cantiere, due settimane.
Si parte dalla tua classifica e dal tuo test.
Prima fai il test dei 30 secondi: ti serve un punto di partenza.
- Oggi · Scegli un cantiere attivo. Dai un posto unico all'attività che ti ruba più tempo: una cartella, nomi fissi, e chi lavora con te sa dov'è.
- Ogni sera · Tre righe di diario, sempre nella stessa nota o quaderno: chi c'era, cosa si è fatto, cosa è cambiato. Aggiungi cosa hai cercato per più di 30 secondi.
- Ogni volta · Un extra? Scheda. Una decisione a voce? Riepilogo entro un'ora.
- Giorno 14 · Rifai il test sullo stesso cantiere e porta i due risultati al Modulo 2.
Fine
Grazie!!! 🎉🎉🎉
Cosa hai ottenuto?
- Mappa dei problemi: profilo e test dei 30 secondi.
- Tre strumenti pronti: scheda extra, riepilogo, piano dei 14 giorni.
- Da dove partire: la tua classifica.
I problemi di cantiere sono quasi sempre problemi di informazione.
Digitalizzare non vuol dire convertire in file, ma organizzare e, dove conviene, trasformare.